Co je to Apostila (Apostille) neboli ověřovací doložka?
Dříve bylo nutné, aby jakýkoli veřejný dokument, který měl být použit v jiné zemi, než ve které byl vydán, byl řádně legalizován, tj. ověřen příslušnými orgány státu, jehož úřad doklad vydal a následně ambasáda či konzulát země, kde měl být použit, potvrdila, že daný dokument byl vydán kompetentním orgánem a měl důkazní moc a platnost v zemi původu. Jelikož tyto legalizační procesy zaměstnávaly rozličné a mnohdy početné úřady, celý proces býval pomalý, složitý a v neposlední řadě i nákladný.
Valná většina zemí přijala, či následovně přistoupila k Úmluvě o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, tzv. Haagské úmluvě, přijaté dne 5. října 1961 s cílem se tomuto procesu vyhnout. S Úmluvou vyslovil souhlas Parlament České republiky a byla uložena u Ministerstva zahraničních věcí Nizozemského království, depozitáře Úmluvy, dne 23. června 1998. Pro Českou republiku Úmluva vstupuje v platnost v souladu se zněním jejího článku 12. dnem 16. března 1999.
Cílem Úmluvy bylo ustanovit mezi smluvními státy jednotný legalizační proces, jenž se finálně scvrkl na jednu jedinou formalitu: povinnost připojit k dokumentům, potvrzujícím jejich pravost, doložku podle článku 4 Úmluvy, kterou vystaví příslušný úřad státu, v němž byla listina vydána. Doložku známou pod názvem Apostila (Apostille), uznávanou mezi všemi smluvními státy, jež dává dokumentům mezinárodní platnost.
Apostila nestvrzuje obsah dokumentu, ale jeho původ, tj. ověřuje pravost podpisu, oprávněnost osoby listinu podepsat, či orgánu jej vydat a jestliže je to třeba, pravost pečeti nebo razítka.
K jakým dokumentům se doložka přikládá?
V článku 1 Úmluvy se říká, že se bude používat na veřejné listiny, které byly vydány na území jednoho ze smluvních států a které musí být předloženy na území jiného smluvního státu.
Co je dle Úmluvy považováno za veřejný dokument?
- dokument vydaný soudním orgánem státu, včetně těch vydaných státním zástupcem nebo vyšším soudním úředníkem
- dokumenty vydané správními úřady
- notářské listiny
- úřední potvrzení na soukromých dokumentech
V jakých zemích Úmluva platí?
Úmluva platí pouze v případě, že jak země, kde byl dokument vydán, tak i ta, kde má být použit, k Úmluvě řádně přistoupili.
V současné době k Úmluvě přistoupilo 106 zemí. Buď byly již mezi původními zeměmi, jež Úmluvu podepsaly na zasedání Haagské konference, nebo k ní přistoupily později. Kompletní seznam zemí, stejně jako některá omezení a výjimky a námitky některých členů, je možno nalézt na oficiálních stránkách Úmluvy (www.hcch.net).
Jakou informaci obsahuje doložka?
Doložky by měly obsahovat následující informace: zemi původu dokumentu, ověření totožnosti, razítko a funkce toho, jenž ji vydává, datum legalizace, jméno, razítko a podpis úřadu, jenž listinu legalizuje a registrační číslo doložky.
Kdo doložku vydává?
Každý smluvní stát určí příslušné úřady, které jsou oprávněny vydávat doložky (Apostille). Obvykle jde o vrchní soud, Ministerstvo zahraničních věcí nebo spravedlnosti, děkanát notářů, atd. Na oficiálních stránkách Haagské úmluvy se nachází kompletní seznam designovaných úřadů v každé ze signatářských zemí.
Orgánem pověřeným vydávat ověření (Apostille) listin, vydávaných justičními orgány, včetně listin vydávaných nebo ověřovaných notáři, je Ministerstvo spravedlnosti České republiky, mezinárodní odbor. V ostatních případech listin vydávaných orgány státní správy nebo i jinými orgány je pověřeným orgánem Ministerstvo zahraničních věcí České republiky, konzulární odbor.
Užitečné odkazy: www.justice.cz, www.mzv.cz, www.mzv.cz/jnp/cz/cestujeme/overovani_listin/index.html
Jak dlouho trvá vydání ověření a kolik Apostila stojí?
Ověření je prováděno zpravidla téhož dne (pokud se vyřizuje osobně) a hradí se formou kolkových známek (k dostání na každé pobočce České pošty, a.s.). Poplatek za vyšší ověření listiny činí dle informací ministerstva v současné době 100 Kč.
Luis M. Vicente Burgos
VICENTE & OTAOLAURRUCHI ABOGADOS
